Politique de protection des données a caractère personnel

1.    Objectif et champ d’application de la Politique

L’objectif de la présente Politique de protection des données à caractère personnel est de fournir aux personnes concernées une information simple, claire et complète sur les Traitements de Données personnelles les concernant et mis en œuvre par la société LOWE STRATEUS en sa qualité de Responsable de traitement (ci-après désignée « LIBRE MullenLowe »).

Cette politique ne concerne pas :

  • les traitements mis en œuvre par LIBRE MullenLowe dans le cadre de son activité d’agence conseil en communication, en sa qualité de Sous-traitant des données personnelles de ses clients ; les conditions d’exécution des Traitements réalisés dans le cadre de cette activité sont décrites dans les Conditions Générales de Vente de LIBRE MullenLowe ou dans le contrat signé avec le client.
  • les traitements mis en œuvre par LIBRE MullenLowe dans le cadre de ses activités liées aux ressources humaines ; les conditions d’exécution de ces traitements sont décrites dans la Politique de protection des données RH.
  • les traitements mis en œuvre par LIBRE MullenLowe dans le cadre de son site internet www.libremullenlowe.fr ou de ses réseaux sociaux ; les conditions d’exécution de ces traitements sont décrites dans les Conditions générales d’utilisation (CGU).
  • les traitements mis en œuvre par LIBRE MullenLowe au moyen de cookies ; les conditions d’exécution de ces traitements sont décrites dans la Politique de cookies.

 

2.    Une collecte loyale et transparente de vos données

Dans un souci de loyauté et de transparence, LIBRE MullenLowe prend soin d’informer les personnes concernées de chaque traitement qu’elle met en œuvre par des mentions d’information.

Ces données sont collectées loyalement. Aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées.

 

3.    Une utilisation légitime et proportionnée de vos données

Lorsque LIBRE MullenLowe est amenée à traiter des données, elle le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

Pour chacun des traitements mis en œuvre, LIBRE MullenLowe s’engage à ne collecter et à n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

LIBRE MullenLowe veille à ce que les données soient mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

 

4.    Les données à caractère personnel que nous traitons

Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel, LIBRE MullenLowe collecte et traite les catégories de données suivantes :

  • Des données d’identification des personnes concernées telles que votre civilité, vos nom et prénom, vos coordonnées électroniques, téléphoniques et postales, image, voix, âge ;
  • Des données relatives à la situation professionnelle de la personne concernée telles que ses données d’identification, sa profession ou encore ses coordonnées professionnelles ;
  • Des données relatives au parcours professionnel de la personne concernée telles que la profession ou encore les coordonnées professionnelles.

 

5.    Les modalités de collecte de vos données à caractère personnel

Vos Données à caractère personnel sont collectées directement auprès de vous, ou indirectement auprès de tiers.

Collecte directe

Nous collectons directement vos données auprès de vous lorsque vous êtes directement en interaction avec nos services, c’est-à-dire à l’occasion d’une relation contractuelle (lorsque vous représentez un client, un prospect ou un fournisseur par exemple) ou lors de la saisie par vos soins d’informations dans les formulaires de collecte de données que nous vous soumettons (autorisation d’exploitation de votre image, etc.) ou lorsque vous nous soumettez votre candidature.

Collecte indirecte

Nous collectons indirectement vos données auprès de tiers lorsque nous louons des bases de données de coordonnées professionnelles (cordonnées de journalistes, de représentants de prospects, d’influenceurs, de key people, etc.) ou lorsque nous enrichissons nous mêmes nos bases de données de contacts professionnels en collectant des données professionnelles publiques issues des pages publiques des réseaux sociaux ou de sites internet professionnels ou enfin lorsque nous contactons vos référents professionnels en vue d’un recrutement.

Les tiers auprès desquels nous louons ou achetons des données personnelles sont :

  • KOLSQUARE, s’agissant des données relatives aux influenceurs,
  • ADN DATA, s’agissant des données relatives aux prospects,
  • CISION (application DATAPRESS) s’agissant des données relatives aux journalistes.

Des contrats encadrant la gestion des données personnelles ont été signés avec chacun de ces prestataires.

 

6.    Les finalités de nos traitements de données

LIBRE MullenLowe traite des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

Traitements réalisés à des fins de gestion des clients, prospects, partenaires et fournisseurs de LIBRE MullenLowe

LIBRE MullenLowe est amenée à traiter des Données personnelles vous concernant lorsque :

  • votre société conclut un contrat avec LIBRE MullenLowe en qualité de client, fournisseur ou partenaire
  • votre société émet un appel d’offres auquel LIBRE MullenLowe répond (votre société est alors un prospect).

Dans ce contexte, LIBRE MullenLowe va traiter des informations relatives :

  • au(x) contact(s) indiqué(s) à LIBRE MullenLowe tel(s) que le référent principal du contrat, le contact pour la facturation et toute autre personne contact : nom, prénom, adresse email professionnelle, adresse postale professionnelle, téléphone professionnel, fonction, et toute les informations contenues dans les échanges ;
  • au(x) signataire(s) du contrat : nom, prénom, fonction, adresse email professionnelle, signature.

Ces Données sont destinées, en tant que de besoin, aux collaborateurs en charge de la fourniture de la prestation ou de la réponse à appel d’offres, du suivi de la relation commerciale et/ou du partenariat, de la comptabilité/gestion et aux collaborateurs des services impliqués par la demande/le contrat.

Elles sont collectées et conservées :

  • pour les appels d’offres n’aboutissant pas à la conclusion d’un contrat : le temps nécessaire à l’étude et au suivi de la demande + une (1) année après la clôture du dossier (ou du dernier contact le cas échéant) ;
  • pour les contrats et afin d’exécuter le contrat : la durée de la relation contractuelle ;
  • aux fins de répondre à notre intérêt légitime d’assurer la protection et les défenses de nos droits en cas de contentieux, pendant cinq (5) années suivant la fin de la relation contractuelle.

Traitements réalisés à des fins de prospection commerciale et de promotion des activités et des évènements de LIBRE MullenLowe par voie électronique

LIBRE MullenLowe collecte et utilise les Données d’identification et les coordonnées professionnelles des personnes référentes chez les prospects et les clients, en ce inclus les Données publiques disponibles sur internet et les Données achetées ou louées auprès de tiers, à des fins de prospection commerciale et de promotion des activités et des évènements de LIBRE MullenLowe par voie électronique.

Les données traitées étant des données professionnelles, ce Traitement est fondé sur l’intérêt légitime de LIBRE MullenLowe à promouvoir ses activités auprès de profils professionnels représentant des entreprises susceptibles d’être intéressées par les activités ou évènements de LIBRE MullenLowe.

Les personnes concernées peuvent s’opposer à recevoir de la prospection commerciale à tout moment et sans justification, en cliquant sur le lien de désabonnement intégré dans le mail, en répondant STOP au SMS reçu ou en signalant leur opposition directement au Délégué à la protection des Données via les moyens de contact identifiés dans la présente politique.

Les Données sont traitées et conservées à cette fin, pendant 3 ans à compter du dernier contact, par le pôle développement de LIBRE MullenLowe, sous réserve d’une demande de désabonnement.

En cas de collecte indirecte de vos données à des fins de communication marketing, notamment via l’achat de Données auprès de tiers, LIBRE MullenLowe veillera à vous informer dès la première communication, et en tout état de cause dans le mois suivant la collecte des Données, de l’utilisation prévue et de votre possibilité de vous opposer au traitement de vos Données à des fins de prospection commerciale commerciales.

Vos données ne sont pas cédées à des tiers par LIBRE MullenLowe.

Traitements réalisés à des fins de gestion des contacts de journalistes, influenceurs et key opinion leaders en vue de leur utilisation dans le cadre de la fourniture de services de relations publiques à nos clients

LIBRE MullenLowe est amenée à collecter des Données personnelles professionnelles vous concernant lorsque vous exercez en qualité de journaliste, influenceur ou Key opinion leader. Ces données sont issues d’une collecte directe et/ou indirecte, comme précisé dans la présente politique.Dans ce contexte, LIBRE MullenLowe va traiter des données professionnelles vous concernant telles que vos nom, prénom, adresse email professionnelle, adresse postale professionnelle, téléphone professionnel, fonction, alias, et toutes les informations contenues dans les échanges.

Ces Données sont destinées aux collaborateurs en charge de l’activité Relations publiques de LIBRE MullenLowe, pour les besoins de la fourniture de services à nos clients. Elles sont susceptibles d’être transmises à certains clients qui souhaiteraient faire appel à de tels professionnels dans le cadre de la réalisation de prestations de communication.

Elles sont collectées et conservées tant que la personne exerce son activité professionnelle, à moins qu’elle n’exerce son droit d’opposition auprès de LIBRE MullenLowe.

Les personnes concernées peuvent s’opposer à recevoir des communications électroniques à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement intégré dans le mail, en répondant STOP au SMS reçu ou en signalant leur opposition directement au Délégué à la protection des Données via les moyens de contact identifiés dans la présente politique.

Les Données sont traitées et conservées à cette fin, pendant 3 ans à compter du dernier contact, par le pôle Relations publiques de LIBRE MullenLowe, sous réserve d’une demande de désabonnement.

En cas de collecte indirecte de vos données notamment via l’achat de Données auprès de tiers, LIBRE MullenLowe veillera à vous informer dès la première communication, et en tout état de cause dans le mois suivant la collecte des Données, de l’utilisation prévue et de votre possibilité de vous opposer au traitement de vos Données.

Traitements réalisés en vue du recrutement des futurs collaborateurs de LIBRE MullenLowe

LIBRE MullenLowe est amenée à traiter des Données personnelles vous concernant lorsque vous soumettez une candidature spontanée ou que vous postulez à une annonce de LIBRE MullenLowe.

Dans ce contexte, des Données personnelles vous concernant sont collectées :

  • directement auprès de vous à l’occasion du processus de recrutement ;
  • indirectement auprès de Tiers pour la vérification de vos diplômes et références, avec votre accord.

Les Données collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse email, téléphone, expériences professionnelles ainsi que toutes les informations que vous nous communiquez via la transmission de votre candidature et/ou de votre curriculum vitae et/ou des entretiens : photo, compétences, niveau d’étude, langues parlées, prétentions salariales, adresse personnelle, loisirs, situation familiale, etc.

Si vous nous communiquez les coordonnées d’une référence, il vous incombe de vous assurer que celle-ci en est informée et vous a donné son accord.

Ces Données ne sont collectées et conservées que dans le cadre de la gestion de votre candidature, sur la base de l’intérêt légitime de LIBRE MullenLowe et/ou de votre Consentement et ne sont utilisées à aucune autre fin, commerciale notamment.

Elles sont conservées :

  • en cas d’issue positive à une candidature : les Données relatives à un collaborateur sont conservées pour le temps de sa présence au sein de LIBRE MullenLowe et après son départ pour la durée de conservation légale applicable.
  • en cas d’issue négative à une candidature : deux (2) ans, sauf opposition de votre part.

Vos Données personnelles seront dans tous les cas détruites sur simple demande de votre part dans un délai maximum de un (1) mois à compter de votre demande.

Ces données sont traitées par les collaborateurs en charge du recrutement au sein de LIBRE MullenLowe uniquement et, de manière incidente, pour des raisons techniques et logistiques, aux Sous-traitants de LIBRE MullenLowe.

Traitements réalisés à des fins de gestion des autorisations d’exploitation de l’image des personnes concernées

LIBRE MullenLowe est amenée à traiter des Données personnelles vous concernant lorsque vous consentez à ce que LIBRE MullenLowe traite votre image pour les besoins de sa propre activité, dans le cadre de la réalisation de visuels ou de vidéos.

Dans ce contexte, LIBRE MullenLowe va traiter des données personnes vous concernant telles que vos nom, prénom, adresse email, âge, adresse personnelle, téléphone, image, voix et/ou verbatim.

Ces Données sont destinées à la création de contenus photos ou vidéos pour les besoins propres de LIBRE MullenLowe, à titre de promotion par exemple (dans ce cas les données peuvent être diffusées sur les réseaux sociaux ou le site internet de LIBRE MullenLowe ou présentées à des prospects ou clients), ou pour les besoins de la réponse à un appel d’offres (dans ce cas ces données sont susceptibles d’être transmises à la société émettrice de l’appel d’offres, ou plus largement, pour les besoins de la communication externe de LIBRE MullenLowe.

Ces données sont traitées par les services concernés de LIBRE MullenLowe (service en charge de la communication de LIBRE MullenLowe ou du développement de LIBRE MullenLowe).

Ces données sont conservées pendant la durée de l’autorisation consentie par la personne concernée.

 

7.    Les destinataires de vos données

Sont destinataires de vos données chacun pour ce qui les concerne :

  • les collaborateurs de LIBRE MullenLowe;
  • toute personne tierce habilitée intervenant pour les besoins des missions confiées à LIBRE MullenLowe (tels que les sous traitants ou fournisseurs) ;
  • les prestataires techniques de LIBRE MullenLowe.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. LIBRE MullenLowe applique une politique d’habilitation stricte qui permet que les données qu’elle traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.

 

8.    Les transferts de vos données

Vos données personnelles peuvent être transmises à des prestataires de services techniques choisis pour leur expertise et leur fiabilité qui agissent en notre nom et selon nos instructions (Sous-traitant informatique, hébergeur de nos serveurs, solution de visioconférence, etc.).

Nous n’autorisons ces prestataires à utiliser vos Données personnelles que dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour rendre des services en notre nom ou pour respecter des exigences légales et nous nous efforçons de veiller à ce que vos Données personnelles soient protégées en permanence.

LIBRE MullenLowe pourra également être amenée à communiquer à des Tiers vos Données lorsqu’une telle communication est requise par la loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.

Tous ces Tiers peuvent provenir de pays faisant ou non partie de l’Union européenne, notamment de pays qui n’offrent pas le même degré de protection des données que votre pays de résidence.

En cas de Transfert de données personnelles en dehors de l’Espace Economique Européen, nous garantissons que celui-ci est effectué :

  • Vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les Réglementations européennes exigent ;
  • Dans le cadre de clauses contractuelles types ;
  • Dans le cadre de règles internes d’entreprise.

 

9.    Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

LIBRE MullenLowe fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

 

10.    La sécurité des données personnelles

LIBRE MullenLowe accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles. Elle s’engage à protéger vos Données personnelles contre toute perte, destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée. Pour cela, elle met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des Données et des risques que leur Traitement comporte, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données personnelles et, notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des Tiers non autorisés y aient accès.

Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux Données par le personnel des services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, des études d’impact sur la vie privée, des examens réguliers de nos pratiques et Politiques de respect de la vie privée et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).

 

11.      La sous-traitance

Lorsque LIBRE MullenLowe recourt à un prestataire, elle ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers, en conformité avec la réglementation sur la protection des données personnelles.

 

12.      Les droits qui vous sont reconnus

LIBRE MullenLowe est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’il met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

Votre droit d’accès

A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données.

Votre droit à la rectification de vos données

Vous pouvez nous demander à ce que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement. En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par LIBRE MullenLowe.

Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

Votre droit d’introduire un recours

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (3 place de Fontenoy 75007 Paris) ou www.cnil.fr sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également, lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif, définir des directives générales aux mêmes fins.

Les modalités d’exercice de vos droits

Lorsque vous exercez vos droits, notre Délégué à la protection des données traite vos Données personnelles à des fins de gestion de votre demande (civilité, nom, prénom, mail, téléphone, nature de la demande, réponse apportée et copie d’une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité ou passeport) sauf si les éléments communiqués dans le cadre de votre demande permettent de vous identifier de façon certaine). Ces Données sont conservées pendant une durée de trois (3) ans, à l’exception de la copie de votre pièce d’identité qui est conservée un (1) an.

Vous pouvez exercer ces droits ou poser toute question relative à la gestion de vos données personnelles par LIBRE MullenLowe en vous adressant à :

  • Par email à l’adresse suivante : dpo@libremullenlowe.fr
  • Par courrier à l’adresse suivante : LOWE STRATEUS, A l’attention du Délégué à la protection des données (DPO), 80 rue Taitbout, 75009 PARIS

Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont LIBRE MullenLowe collecte et traite vos données.

 

13.      Modification de la Politique

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.

 

Politique mise à jour au 31 décembre 2023